Skuteczne planowanie targów: praktyczny harmonogram dla marketing managera

Organizatorzy targów zwykle ogłaszają terminy swoich imprez nawet z 18-miesięcznym wyprzedzeniem. I chociaż wydawać by się mogło, że to duży zapas czasu, to o harmonogramie targów warto pomyśleć jak najwcześniej. Aby wydarzenia tego typu przełożyły się na sukces firmy, powinny zostać wpisane do rocznego kalendarza działań marketingowych.

Planowanie targów to złożony, wieloetapowy proces, w którym każdy z kroków wymaga skrupulatnego planowania. Wszystko po to, aby pozyskać nowe leady, nawiązać kontakty biznesowe czy zwiększyć sprzedaż. Jeśli planujesz udział w imprezie tego typu, poniżej znajdziesz garść wskazówek, dzięki którym przygotujesz skuteczny harmonogram targów.

Harmonogram przygotowań do targów jest jak mapa drogowa. Wyznacza kolejne kroki i punkty milowe, jakie należy zrealizować, aby udział w wydarzeniu zapisał się na korzyść firmy. Po pierwsze, harmonogram pozwala na efektywne zarządzanie zasobami oraz kontrolowanie budżetu i przygotowanie stoiska na targi. Po drugie, pozwala na dokładne monitorowanie postępów na każdym etapie przygotowań do targów. To prowadzi natomiast do zminimalizowania ryzyka wystąpienia jakichkolwiek potknięć i niedociągnięć. Należy zadbać także o szerszą perspektywę. Jeśli zgodnie z marketingową sztuką w twojej firmie przygotowywany jest kalendarz działań promocyjnych, harmonogram targów powinien być uwzględniony w tym terminarzu. To pozwoli zaplanować targi w szerszym kontekście np. zgrać je z promocją nowych produktów, zaplanować zaplecze techniczne, przyciągnąć influencerów itd.

Przeczytaj również: Stoiska na targi - projektujemy, budujemy, szkolimy i serwisujemy

Jak wspomnieliśmy na wstępie artykułu, organizatorzy imprez targowych ogłaszają swój terminarz nawet półtora roku wcześniej. Kiedy warto potwierdzić swoje uczestnictwo w wydarzeniu? Jak najszybciej. Dzieje się tak z dwóch powodów. Po pierwsze zapisując się w pierwszej kolejności, firma może liczyć na korzystniejszą wycenę udziału w targach. Po drugie, im wcześniej, tym więcej wolnych miejsc, a co za tym idzie, większa możliwość wyboru lokalizacji.

Lokalizacja, wielkość i prestiż targów mają duży wpływ na efekty uczestnictwa w wydarzeniu. Duże, międzynarodowe targi przyciągają szeroką publiczność ściśle związaną z daną branżą. Z kolei mniejsze, lokalne wydarzenia mogą oferować bardziej bezpośredni kontakt z kluczowymi klientami. Poszukiwania odpowiedniego wydarzenia zacznij od określenia celów biznesowych. Zrewiduj również swój budżet oraz kalendarz marketingowy. Targi mogą być dobrą okazją do prezentacji nowego produktu, jednak premiera tego typu musi być wpleciona w całość działań promocyjnych. Największe targi w Polsce odbywają się z reguły w Warszawie, Poznaniu czy Gdańsku.

Aby zdążyć ze wszystkimi przygotowaniami na czas, harmonogram targów powinien uwzględniać organizację stoiska przynajmniej 3 miesiące przed wydarzeniem. Planowanie stoiska targowego zaczyna się od wykupienia miejsca, o czym wspomnieliśmy już we wcześniejszym paragrafie. Dostępna powierzchnia jest głównym czynnikiem, który determinuje to, jak wyglądać będzie stoisko targowe. Z reguły organizator udostępnia stoiska wyspowe, półwyspowe, narożne lub szeregowe. To kolejny czynnik, który wpłynie na ekspozycję oraz projekt całości. Szczególnie efektywne stoiska targowe to te wyspowe oraz narożne. Pozwalają nie tylko skutecznie kreować pozytywny wizerunek i zwracać uwagę potencjalnych klientów, ale też zapewniają przestrzeń na materiały promocyjne, do prowadzenia rozmów z klientami czy do prezentacji produktów.

Planując harmonogram i organizację wydarzenia, należy zadbać o zapas czasu na przygotowanie projektu stoiska. To z reguły dość czasochłonny etap. Zbierz inspiracje, zadbaj o stronę graficzną, a resztę powierz profesjonalistom. W naszej firmie przygotujemy projekt stoiska zgodny z podanymi przez ciebie wytycznymi. Zadbamy o dokładne odzwierciedlenie koncepcji wizualnej oraz przygotowanie stoiska, które będzie wygodnym miejscem pracy. W efekcie twoja firma będzie mogła skutecznie kształtować świadomość marki podcza wydarzenia i przyciągnąć potencjalnego klienta.

Kolejny etap działań, jakich wymaga organizacja imprez targowych, to zadbanie o logistykę. Twoje stoisko musi zostać dostarczone do hali wystawienniczej, a następnie rozłożone w docelowym miejscu. Sprawdzonym rozwiązaniem są wyspecjalizowane firmy transportowe i tzw. stand builderzy, czyli fachowcy, którzy zajmują się właśnie montażem stoisk. Stoisko targowe może również przetransportować i zamontować producent systemu. W naszej ofercie znajdziesz zarówno usługę transportu, jak i montażu całości. Specjaliści adsystem przygotują zabudowę, a po zakończeniu imprezy odtransportują system we wskazane przez ciebie miejsce magazynowania. To dobre rozwiązanie z kilku powodów. Dla naszych pracowników to łatwy montaż, ponieważ doskonale znają wszystkie rozwiązania i mają doświadczenie w pracy z nimi. W harmonogramie planowania targów trzeba zatem zaplanować czas na transport, rozłożenie i złożenie stoiska. Z reguły montaż odbywa się dzień przed wydarzeniem lub w poprzedzający je poranek.

Podczas bezpośrednich spotkań z klientami na targach nieodłącznymi atrybutami handlowców są materiały reklamowe. Ulotki, katalogi, prospekty czy wizytówki to targowy must have. Średni czas potrzebny na opracowanie i wydrukowanie takich materiałów wynosi zazwyczaj od 2 do 4 tygodni. Podany czas ma charakter szacunkowy, ale warto wiedzieć, że może się wydłużyć w zależności od złożoności projektu, liczby potrzebnych materiałów, oraz wymagań dotyczących jakości druku. Aby zapewnić, że materiały będą gotowe na czas, należy rozpocząć proces przygotowania co najmniej 8 do 12 tygodni przed targami. Na początku musi powstać koncepcja graficzna oraz treści. Trzeba pamiętać, że korekta i redakcja materiałów tego typu także jest czasochłonna. Dobrą praktyką jest kilkukrotna weryfikacja przygotowanych materiałów przez kilka osób. To pozwoli zminimalizować ryzyko pojawienia się ewentualnych błędów. Druk ulotek i czy katalogów jest uzależniony od wielkości i stopnia skomplikowania projektów, ale z reguły zajmuje to około tygodnia roboczego.

Aby zwiększyć szanse na powodzenie działań promocyjnych i przyciągnięcie klientów do stoiska firmy na targach, należy zaplanować także harmonogram komunikacji marketingowej. Dzięki temu sprawisz, że twoje stoisko targowe odwiedzą klienci ze zbudowaną świadomością marki oraz poinformowani o produktach.

To moment na poinformowanie odbiorców o wydarzeniu. Zdaj się na wysyłkę newsletterów do zbudowanej wcześniej bazy kontaktów. Podkreśl, w jakim charakterze firma wystąpi na targach oraz czego mogą spodziewać się odwiedzający. Działania te uzupełnij o promocję w social mediach. Przygotuj grafiki i posty, które trafią na firmowe profile na Instagramie, Linkedinie czy Facebooku.

Na kolejnym etapie komunikacji należy zadbać o intensywniejsze i bardziej spersonalizowane zaproszenia. Możesz postawić na wiadomości wysyłane do kluczowych klientów, które zawierać będą szczegółowe oferty, które następnie można omówić podczas odwiedzin stoiska targowego. Dobrym uzupełnieniem tych działań będą artykuły umieszczone w serwisach branżowych. Obok samej informacji o udziale w targach warto zaznaczyć, że przykładowo w trakcie wydarzenia zaprezentowany zostanie nowy produkt czy usługa. Dobrą praktyką jest też opublikowanie artykułu zoptymalizowanego pod SEO na firmowym blogu.

To dobry moment, aby rozpocząć płatne działania promocyjne, które zachęcą potencjalnych klientów do odwiedzenia stoiska. Możesz zorganizować ciekawy konkurs, w którym warunkiem uczestnictwa będzie m.in wizyta na targach. Warto przygotować specjalny landing page poświęcony wydarzeniu, na którym odbiorcy znajdą szczegółowe informacje o wydarzeniu.

To ostatni dzwonek na dopięcie komunikacji marketingowej. Zaplanuj wysyłkę ostatniego e-maila z przypomnieniem o targach. Poinformuj odbiorców o dokładnej lokalizacji stoiska targowego oraz czekających na miejscu atrakcjach. Nie zapomnij też o social mediach. Dobrym rozwiązaniem zwiększającym zasięg jest prowadzenie relacji na żywo z przygotowań do targów oraz nagranie filmu, który będzie ostatecznym zaproszeniem do udziału w wydarzeniu.

Jak widzisz, przygotowanie do targów to złożony proces. Jednak dobry harmonogram pozwoli ci łatwo kontrolować postęp prac i w rezultacie zapiąć wszystko na ostatni guzik.